Meteen naar de inhoud

Incident Management Systeem

Wat is een Incident?

Voordat we beginnen met de basis. Bent u een veiligheidskundige en volledig bekend met de basis? Sla dan meteen over naar het inhoudelijke gedeelte over een Incident Management Systeem (IMS) en hoe u deze in kan zetten. 

Definitie van een Incident

‘Een incident is een ongewenste gebeurtenis (een afwijking van wat standaard is), soms lijdend tot een hele reeks van ongewenste gebeurtenissen.’

Een onjuiste management beslissing kan als een vallende dominosteen leiden tot een zwaar ongeval op de werkvloer. Een vertraging van een trein kan doorwerken op het hele spoorwegnet. Vooral de grote incidenten worden geregistreerd en vaak tot het oneindige toe geanalyseerd.

Zeker is het net zo belangrijk om kleinere incidenten en ook de bijna incidenten te registreren. Voor een MKB bedrijf zijn deze incidenten nog te overzien en vaak worden ze bijgehouden in spreadsheets.

De wat grotere bedrijven of de bedrijven die echt serieus werk willen maken van incident management komen er al snel achter dat een gespecialiseerde software applicatie de gewenste ondersteuning kan bieden voor het voeren van een gezonde en rendabele bedrijfsvoering.

Het succesvol rapporteren van Incidenten

Een beslissing ondersteunende applicatie zoals het ClassBase IMS biedt de benodigde functionaliteit om kwalitatief goed incidenten te registreren en te analyseren.

ClassBase IMS is van oorsprong een applicatie op het gebied van Safety management en heeft later zijn toepassing gevonden op disciplines op het gebied van o.a. kwaliteit, milieu, gezondheid, integriteit en security.

Classbase Logo dobbelsteen die tegengehouden wordt door goede Incident Management Software

Hoe werkt een Incident Management systeem

Workflow IMS

In feite dienen alle soorten incidenten geregistreerd te worden. Op deze manier wordt een kwantitatieve database opgebouwd. ClassBase IMS helpt om deze ook kwalitatief goed op te bouwen. 

Via een hiërarchische trefwoordenboom kan op het kleinste detail worden geregistreerd. Elke ingevoerd gegeven kan gebruikt worden voor kruistabellen, grafieken en andere rapportages. Dit biedt niet alleen een stuk uniformiteit, maar men heeft ook maximale flexibiliteit zodat deze toepasbaar is voor iedere organisatie.

Door toepassing van RiskRating, bijvoorbeeld die van Fine & Kinney Risco=Kans x Blootstelling x Effect, kunnen risico’s worden gecategoriseerd en automatisch maatregelen worden gegenereerd.

Bij ieder incident kunnen een onbeperkt aantal maatregelen worden gedefinieerd.

Via een in te stellen e-mail flow worden deze preventieve maatregelen rondgestuurd om uiteindelijk opgevolgd te worden. ClassBase IMS bewaakt deze opvolging onder andere via alarm- en actielijsten.

Waarom uw bedrijf een IMS nodig heeft

U kent dat verhaal van het kalf wel

Alles in één overzicht:

  • Voldoe aan de arboverplichting
  • Geen chaotische spreadsheets
  • Gegarandeerde dataintegriteit
  • Voor en door (veiligheids)kundigen
  • Duidelijke flow, bij de juiste mensen
  • Toegangsniveaus en gegevensbescherming

Vaak is er wel het besef dat incidenten geregistreerd moeten worden. Vanuit de Arbowet geldt ook die verplichting. Maar vaak worden hierbij de kantjes eraf gelopen en wordt het meest minimale gedaan. Een verzuimongeval is niet alleen persoonlijk leed, maar voor het bedrijf een kostenpost van vele duizenden euro’s, nog los van de imago schade.  Door onvoldoende inzicht krijgt dikwijls het kalf de schuld ook nog. Bedrijven komen er op een gegeven moment achter dat het registreren van incidenten in spreadsheets zijn beperkingen heeft. 

Sheets raken verloren of is worden zeer complex en ineens is de oorspronkelijke bouwer niet meer werkzaam bij het bedrijf. Data blijkt niet meer betrouwbaar te zijn, omdat iedereen deze kan wijzigen of juist omdat men er niet bij kan en er niet meer geactualiseerd worden. Een IMS zorgt ervoor dat de data integer blijft, omdat de toegang ertoe geregeld wordt en de gegevens gestructureerd worden opgeslagen.

Doordat de data via de data flow bij de juiste mensen terecht komt, worden acties opgevolgd en preventieve maatregelen genomen. Het doel is immers de put te dempen voordat het kalf erin kan vallen.

Voorbeelden hoe het systeem gebruikt wordt

1. Het registreren van vertragingen

ClassBase wordt momenteel al ingezet om vertragingen te registreren. Bij een bestaande gebruiker wordt iedere vertraging geregistreerd omdat deze een hele reeks van processen verstoord. 

Zeker wanneer deze processen vrij strak op elkaar afgestemd zijn. Zo kan een vertraging op het spoorwegnet ergens in het noorden van het land uiteindelijk doorwerken door het hele land. Bij de spoorwegen levert dit in de loop der jaren een incidenten database met vele honderdduizenden meldingen.

Door nauwkeurig te registreren en te kijken naar waar, wanneer en welk materieel en welke weersomstandigheden spelen, kan men later op elk van deze factoren meten en analyseren. Door hierop maatregelen te nemen en deze maatregelen later weer terug te koppelen kan men na een later analyse weer zien of deze effect hebben. Dit is een continue proces.

2. Incidenten per afdeling

Een ander bedrijf kijkt regelmatig op hoeveel en welke soort incidenten op welke afdeling gebeuren. Blijken er op een afdelingen géén incidenten gemeld te worden, dan mogen ze oprecht een telefoontje verwachten van de SHEQ manager met de vraag of er wel gewerkt wordt.

Een dynamisch systeem voor dynamische omgevingen

‘Controlling the contrable’, met een IMS systeem pakt u de controle over uw data, de logging en het inzicht. Na implementatie is het breed inzetbaar en vergt het minimaal onderhoud. De data is en blijft van uw bedrijf en is niet inzichtelijk voor ClassBase of derden, tenzij u zelf deze toegang geeft. 

De veiligheidskundige weet hoe het moet, ClassBase zorgt dat het kan. 

© ClassBase Software – Waalwijk